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Facilities Use Program Update: Board starts new era in equity, access, and community service for groups to use District facilities

On September 21, 2021, the Board of Education for the Conejo Valley Unified School District held a Special Board Meeting on the topic of the District’s Facilities Use Program.  In a more than four-hour long discussion, the Board of Education adopted a new facility use fee schedule and updated the facility use rules and regulations, with the important overall goal of creating equity and accessibility amongst all facility user groups.  Additionally, pending no major changes in COVID related guidelines, it was decided that the District will open indoor facilities for outside user groups to rent, beginning November 1, 2021.  

A recording of the Meeting may be viewed in its entirety here.

In the District’s new approved facility use program and fee schedule, all user groups will have equal opportunity to access District facilities at a set, fair rate (comparable to neighboring school districts) and are assigned to one of three tiers, thereby treating all facility use requestors equitably:

  1.   Tier I: District and Community Support Groups
  2.   Tier II: Direct Cost Groups
  3.   Tier III: Fair Rental Value

 

This practice does away with years of unwritten agreements that were disproportionately benefiting a few select organizations. 

For many years the District was unable to justify why some user groups paid more or less than other user groups for the same type of facility. For example one group may have been paying less than one dollar per hour per field for use, with the fee schedule having a rate of $13 per hour, while another group paid a different fee altogether.  Years of unwritten agreements created inequality among user groups, a structure that was being challenged and made it necessary for the District to address.  

While the State of California does have a formula school districts can use to calculate the direct cost rate for facility use fees, the District cognized that using this formula would result in rates that were significantly higher than the current fee schedule. 

The District engaged School Services of California (SSC), a well-known and reputable advocacy group that supports California school districts. SSC was asked to provide a review of the District’s facility use program and to compare our practices and fees with ten other school districts, including neighboring Simi Valley Unified School District and the Las Virgenes Unified School District. By contracting with SSC, the District felt this would take away the feelings of a bias fee schedule created by a District committee.  

SSC’s report gave the Board and the public a clear understanding of the District’s program in relation to other districts while providing specific recommendations to fees, procedures, and areas to minimize District liability.  The Board subsequently approved a modified version of the audit recommendations accepting all of the fee reductions, while accepting a lower rate on those fees that would have increased.  The District’s new Facility Use Fee Schedule better aligns rates with these comparable districts.  A copy of the complete SSC report is available here. 

The District appreciates the value provided by our many local organizations and is proud to be able to reduce fees for some facilities, and while this new fee schedule standardizes rates and improves accessibility, some user groups that enjoyed historically low rates (some less than a dollar per field per hour), may see fee increases dependent on use.  Similar to our own CVUSD booster clubs, PTAs, PFAs, and other school connected organizations, we encourage groups to explore fundraising or sponsorship opportunities and not automatically place financial responsibility on parents through added charges as they adjust to the new market rate fees.   

District staff continue to be available to assist outside user groups with facility rental questions. To access the District’s facility application online system, please visit: https://www.facilitron.com/cvusd91362. 



Actualización del Programa de uso de las Instalaciones: La junta inicia una nueva era en la equidad, el acceso y el servicio comunitario para que los grupos usen las instalaciones del distrito

El 21 de Septiembre del 2021, la Junta de Educación del Distrito Escolar Unificado de Conejo Valley celebró una Reunión Especial de la Junta sobre el tema del Programa de Uso de Instalaciones del Distrito. En una discusión de más de cuatro horas de duración, la Junta de Educación adoptó un nuevo programa de tarifas de uso de las instalaciones y actualizó las reglas y regulaciones de uso de las instalaciones, con el importante objetivo general de crear equidad y accesibilidad entre todos los grupos de usuarios de las instalaciones. Además, a la espera de que no haya cambios importantes en las pautas relacionadas con COVID, se decidió que el Distrito abrirá instalaciones interiores para que grupos de usuarios externos las alquilen, a partir del 1 de noviembre de 2021.

Una grabación de la reunión se puede ver en su totalidad aquí. 

En el nuevo programa aprobado del Distrito uso de instalaciones y el programa de tarifas, todos los grupos de usuarios tendrán la misma oportunidad de acceder a las instalaciones del Distrito a una tarifa fija y justa (comparable a los distritos escolares vecinos) y se les asignará uno de los tres niveles, tratando así todo el uso de las instalaciones. solicitantes equitativamente:

  1.   Nivel I: Grupos de apoyo del distrito y la comunidad
  2.   Nivel II: Grupos de costos directos
  3.   Nivel III: Valor de alquiler justo

 

Esta práctica elimina años de acuerdos no escritos que beneficiaban de manera desproporcionada a unas pocas organizaciones selectas.

Durante muchos años, el Distrito no pudo justificar por qué algunos grupos de usuarios pagaban más o menos que otros grupos de usuarios por el mismo tipo de instalación. Por ejemplo, un grupo puede haber estado pagando menos de un dólar por hora por campo de uso, con el programa de tarifas con una tarifa de $13 por hora, mientras que otro grupo pagó una tarifa completamente diferente. Años de acuerdos no escritos crearon desigualdad entre los grupos de usuarios, una estructura que estaba siendo desafiada y que hacía necesario que el Distrito la abordara.

Si bien el estado de California tiene una fórmula que los distritos escolares pueden usar para calcular la tasa de costo directo para las tarifas de uso de las instalaciones, el distrito advirtió que el uso de esta fórmula daría como resultado tasas significativamente más altas que el programa de tarifas actual.

El distrito involucró a los Servicios Escolares de California (SSC), un grupo de defensa bien conocido y de buena reputación que apoya a los distritos escolares de California. Se le pidió al SSC que brindara una revisión del programa de uso de las instalaciones del Distrito y que comparara nuestras prácticas y tarifas con otros diez distritos escolares, incluido el Distrito Escolar Unificado de Simi Valley y el Distrito Escolar Unificado de Las Vírgenes. Al contratar con SSC, el Distrito consideró que esto eliminaría los sentimientos de un programa de tarifas básico creado por un comité del Distrito.

El informe del SSC le dio a la Junta y al público una comprensión clara del programa del Distrito en relación con otros distritos, al tiempo que brinda recomendaciones específicas sobre tarifas, procedimientos y áreas para minimizar la responsabilidad del Distrito. Posteriormente, la Junta aprobó una versión modificada de las recomendaciones de auditoría aceptando todas las reducciones de tarifas, al tiempo que aceptó una tasa más baja en las tarifas que habrían aumentado. El nuevo Programa de tarifas por uso de instalaciones del Distrito alinea mejor las tarifas con estos distritos comparables. Una copia del informe SSC completo está disponible aquí,

El Distrito aprecia el valor proporcionado por nuestras muchas organizaciones locales y se enorgullece de poder reducir las tarifas de algunas instalaciones, y aunque este nuevo programa de tarifas estandariza las tarifas y mejora la accesibilidad, algunos grupos de usuarios que disfrutaron de tarifas históricamente bajas (algunos de menos de un dólar por campo por hora), puede ver aumentos en las tarifas dependiendo del uso. De manera similar a nuestros propios clubes de refuerzo CVUSD, PTA, PFA y otras organizaciones relacionadas con la escuela, alentamos a los grupos a explorar oportunidades de recaudación de fondos o patrocinio y no colocar automáticamente la responsabilidad financiera en los padres a través de cargos adicionales a medida que se ajustan a las nuevas tarifas de mercado.

El personal del distrito sigue estando disponible para ayudar a grupos de usuarios externos con preguntas sobre el alquiler de instalaciones. Para acceder al sistema en línea de solicitud de instalaciones del Distrito, visite: https://www.facilitron.com/cvusd91362. 


 

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