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Important School Visitor Information: New Electronic Visitor Management System Coming to All CVUSD Schools

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Conejo Valley Unified School District is pleased to announce that beginning on May 1, 2019 all CVUSD schools will be using a new electronic visitor management system (VMS). Part of keeping students and staff safe is knowing who is on our campuses at all times, and the VMS will allow us to efficiently, and effectively do that. This new process will help us track visitors, contractors, and volunteers in our schools in a more streamlined manner. The implementation of this new system also further emphasizes our commitment to continually improving our school safety protocols and procedures.

As part of this VMS, upon entering a CVUSD school campus, visitors will be asked to present a Government issued ID such as a Driver’s License, which can be scanned or manually entered into the system. In lieu of US government-issued ID cards and documents, passports issued by all other countries are also considered valid identification documents for VMS verification purposes. For IDs not issued by a US government agency, the school staff member may manually enter the person’s name and date of birth into the system.

The VMS checks the visitor's name and date of birth with a national database of registered sex offenders.  The registered sex offender database is the only official database checked by the VMS. The information is not shared with any outside agency.

Once entry is approved, the VMS will issue a badge that identifies the visitor, the date, and the purpose of his/her visit. A visitor’s badge will not be necessary for those who visit our schools to pick up a student early, or for those who are there to drop off an item in the office or pick up paperwork.   

Children who are not enrolled students of the school, and do not have a valid ID may be allowed to visit the school as long as they are accompanied by an adult who has completed the check-in process and has been issued a badge. CVUSD secondary students may utilize their school ID cards as their form of identification when they visit other school sites. Substitute teachers, regular volunteers, and all contractors or subcontractors will be subject to the same procedure as visitors at all times.

The Visitor Management System will only be used during school hours. Attendees at after-hour events such as performances, ceremonies, or academic/athletic competitions will not be required to complete the process.

The safety of our students is our highest priority, and this new visitor management process will be a valuable new tool in our commitment to that priority. Thank you in advance for your understanding and support of enhancing school safety protocols in our district.

 

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El Distrito Escolar Unificado de Conejo Valley se complace en anunciar que a partir del 1 de mayo de 2019, todas las escuelas de CVUSD utilizarán un nuevo sistema electrónico de gestión de visitantes (VMS). Parte de mantener a los estudiantes y al personal seguros es saber quién está en nuestros campus en todo momento, y el VMS nos permitirá hacerlo de manera eficiente y efectiva. Este nuevo proceso nos ayudará a rastrear a los visitantes, contratistas y voluntarios en nuestras escuelas de una manera más ágil. La implementación de este nuevo sistema también enfatiza aún más nuestro compromiso de mejorar continuamente nuestros protocolos y procedimientos de seguridad escolar.

Como parte de este VMS, al ingresar al campus de una escuela de CVUSD, se pedirá a los visitantes que presenten una identificación emitida por el gobierno, como una licencia de conducir, que se puede escanear o ingresar manualmente en el sistema. En lugar de las tarjetas y documentos de identificación emitidos por el gobierno de los Estados Unidos. Los pasaportes emitidos por todos los demás países también se consideran documentos de identificación válidos para fines de verificación de VMS. Para las identificaciones no emitidas por una agencia del gobierno de los Estados Unidos, el miembro del personal de la escuela puede ingresar manualmente el nombre y la fecha de nacimiento de la persona en el sistema.

El VMS verifica el nombre y la fecha de nacimiento del visitante con una base de datos nacional de delincuentes sexuales registrados. La base de datos de delincuentes sexuales registrados es la única base de datos oficial verificada por el VMS. La información no se comparte con ninguna agencia externa.

Una vez que se aprueba la entrada, el VMS emitirá una credencial que identifica al visitante, la fecha y el propósito de su visita. La identificación de un visitante no será necesaria para que quienes visitan nuestras escuelas recojan a un estudiante con anticipación, o para aquellos que están allí para dejar un artículo en la oficina o recoger documentos.

Los niños que no son estudiantes matriculados en la escuela y que no tienen una identificación válida pueden visitar la escuela siempre que estén acompañados por un adulto que haya completado el proceso de registro y haya recibido una identificación. Los estudiantes secundarios de CVUSD pueden utilizar sus tarjetas de identificación escolar como forma de identificación cuando visitan otros sitios escolares. Los maestros sustitutos, los voluntarios regulares y todos los contratistas o subcontratistas estarán sujetos al mismo procedimiento que los visitantes en todo momento.

El Sistema de Gestión de Visitantes solo se utilizará durante el horario escolar. No se requerirá que los asistentes a eventos después de la hora tales como presentaciones, ceremonias o competencias académicas / atléticas completen el proceso.

La seguridad de nuestros estudiantes es nuestra máxima prioridad, y este nuevo proceso de gestión de visitantes será una herramienta nueva y valiosa en nuestro compromiso con esa prioridad. Gracias de antemano por su comprensión y apoyo para mejorar los protocolos de seguridad escolar en nuestro distrito.

 

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